Hand aufs Herz: Hörst du in letzter Zeit auch ständig von „KI-Agenten“ und „KI-Workflows“? Überall tauchen diese Begriffe auf, versprechen uns das Blaue vom Himmel: Prozesse sollen, wie von Zauberhand, automatisiert, optimiert und effizienter werden. Klingt verlockend, oder? Weniger stupide Klickarbeit, mehr Zeit für das, was wirklich zählt. Aber wenn es dann konkret wird, stehst du vielleicht vor der Frage: Mit welcher Software fange ich überhaupt an? Welche Plattform hilft mir wirklich dabei, eigene, auf mein Business zugeschnittene KI-Helferlein und automatisierte Abläufe zu bauen?
In diesem Beitrag vergleiche ich auf drei der aktuell heißesten Kandidaten auf dem deutschen Markt: Make, Zapier und n8n. Ich stelle sie dir vor, zeige ihre Stärken und Schwächen und helfe dir dabei, die Lösung zu finden, die am besten zu dir und deinen Zielen passt. Am Ende sollst du eine klare Vorstellung davon haben, welches Werkzeug dich auf deinem Weg zur Automatisierung am besten unterstützt.
Software-Tools wie Make, Zapier oder n8n sind Plattformen zur Automatisierung von Datenflüssen zwischen Systemen. Sie verbinden also deine bereits vorhanden Apps und Dienste miteinander, sodass Daten automatisch von A nach B fließen können, ohne dass du manuell eingreifen musst. Das geht über sogenante APIs (Application Programming Interfaces). Die Automatisierungstools nutzen diese APIs, um Aktionen in einem System durch Ereignisse in einem anderen auszulösen.
Das tolle daran: Du brauchst dafür in der Regel keine fortgeschrittenen Programmierkenntnisse. Diese Plattformen gehören zur Kategorie der "No-Code" oder "Low-Code"-Tools. Sie bieten visuelle Oberflächen, oft mit Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen du deine Automatisierungs-Workflows wie ein Flussdiagramm zusammenklickst. Was vor wenigen Jahren noch erfahrenen Entwicklern vorbehalten war, ist heute für viel mehr Menschen zugänglich.
Stell dir vor, du musst nie wieder Kundendaten manuell von deinem E-Mail-Postfach in dein CRM-System kopieren. Oder Social-Media-Posts planen und einzeln veröffentlichen. Diese Tools nehmen dir repetitive, zeitfressende Aufgaben ab.
Automatisierte Prozesse laufen immer gleich ab. Das reduziert Fehler, die bei manueller Bearbeitung schnell passieren können, und sorgt für konsistente Daten.
Wenn du also weniger Zeit mit organisatorischem Kleinkram verbringst, hast du mehr Energie und Kapazität für strategische Aufgaben, kreative Arbeit oder die direkte Interaktion mit Kunden.
Klassische Workflow-Automatisierung gibt es schon seit einiger Zeit. Was ist jetzt aber das Besondere an der Kombination mit Künstlicher Intelligenz? Ganz einfach: KI verleiht diesen Automatisierungen eine völlig neue Dimension an Intelligenz, Flexibilität und Funktionsumfang.
Stell dir vor, deine automatisierten Workflows können nicht nur Daten von A nach B schieben, sondern diese Daten unterwegs auch verstehen, analysieren und dynamisch transformieren. Genau das ermöglicht die Anbindungen an KI-Modelle, wie die von OpenAI, Anthropic oder beispielsweise Google. Deren Schnittstellen sind in Make, Zapier und n8n bereits auch integriert oder können selbst angebunden werden.
Viele dieser Funktionalitäten fallen heutzutage unter den Begriff "KI-Agenten". Es gibt in der Praxis allerdings ein paar Unterschiede zwischen einem linearen Workflow und einem echten und autonomen KI-Agenten. Wenn du mehr darüber erfahren willst, empfehle ich dir meinen Artikel über KI-Agenten.
Denk mal an deinen Kundensupport. Bisher musstest du vielleicht jede eingehende E-Mail manuell lesen, kategorisieren und dem richtigen Mitarbeiter zuweisen. Mit einem KI-Workflow könnte das so aussehen:
1️⃣ Trigger
Eine neue Support-E-Mail kommt in deinem Postfach an (z.B. in Gmail oder Outlook).
2️⃣ Automatisierung (Make/Zapier/n8n)
Die E-Mail wird automatisch ausgelesen.
3️⃣ KI-Einsatz
Der Text der E-Mail wird an ein KI-Modell (z. B. GPT 4o von OpenAI) gesendet mit der Anweisung: "Analysiere diese E-Mail. Ist sie dringend? Um welches Thema geht es (Technik, Rechnung, Allgemein)? Fasse das Anliegen kurz zusammen."
4️⃣ Automatisierung
Basierend auf der KI-Analyse wird die E-Mail automatisch im Helpdesk-System (z.B. Zendesk, Jira) als Ticket angelegt, mit der richtigen Priorität und Kategorie versehen und dem passenden Team zugewiesen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit der Zusammenfassung.
Beispiel für einen Workflow zum dynamischen Aufruf der OpenAI-API in Make
Die Wahl des richtigen Tools
Wenn du dich mit Workflow-Automatisierung beschäftigst, wirst du schnell von Zapier hören. Man könnte Zapier getrost als den Urvater dieser Bewegung bezeichnen, denn das Tool ist schon seit 2011 am Markt und hat ihn über viele Jahre dominiert. Diese lange Präsenz spürst du vor allem an einem Punkt ganz deutlich: der schier unglaublichen Anzahl an Apps und Diensten, die Zapier out-of-the-box nahtlos anbindet. Die einzelnen Automatisierungsabläufe nennt man hier übrigens "Zaps". Als Pionier mit Sitz in den USA hat Zapier die Messlatte für Konnektivität extrem hoch gelegt und verfügt dementsprechend über die meisten fertigen Schnittstellen im Vergleich.
Zapier verfügt neben der reinen Workflow-Funktionalität noch über ein paar fortgeschritten Funktionen, mit denen die Konkurrenz nicht aufwarten kann:
Zapier Chatbots - Ermöglicht das Erstellen eigener KI-Chatbots, die auf deinen Daten trainiert sind und über Zapier-Workflows interagieren können.
Zapier Canvas - Eine Art einfache Whiteboard-Lösung, bei der User ihre Workflow-Abläufe ohne technische Funktionalitäten vorab planen und aufzeichnen können
Zapier Interfaces - Ermöglicht das Bauen einfacher Benutzeroberflächen (Formulare, Dashboards), um Workflows manuell zu starten oder Daten anzuzeigen.
Die Benutzeroberfläche von Zapier bei der Erstellung eines Workflow
Das Unternehmen bietet einen kostenlosen Plan zum Reinschnuppern an. Die Kosten steigen dann aber relativ schnell an, je nachdem, wie viele "Tasks" (ausgeführte Schritte in deinen Zaps) du pro Monat benötigst und wie komplex deine Zaps sind (mehrstufige Zaps erfordern bereits einen bezahlten Plan). Hier geht's zur aktuellen Preisübersicht von Zapier (Link einfügen)
Die Preisliste von Zapier (Stand April 2025)
✅ Sehr einsteigerfreundlich Die Oberfläche ist intuitiv und man kommt schnell zu ersten Erfolgserlebnissen.
✅ Gigantische App-Auswahl Über 8.000+ angebundene Dienste (Stand April 2025) und damit mehr als bei Make oder n8n.
✅ Viele Vorlagen Zahlreiche vorgefertigte Zaps für alle gängigen Anwendungsfälle erleichtern den Start.
✅ Kostenloser Einstieg Der Free Tier ist gut, um das Prinzip zu verstehen und erste kleine Automatisierungen zu testen.
❌ Übersichtlichkeit leidet Bei komplexeren Workflows mit vielen Schritten und Verzweigungen kann die Darstellung von Zaps schnell unübersichtlich werden.
❌ Kosten können explodieren Gerade bei hohem Volumen (viele Tasks) wird Zapier im Vergleich zur Konkurrenz schnell teuer.
❌ Datenschutz (DSGVO) Als US-Unternehmen unterliegt Zapier anderen Datenschutzbestimmungen. Der Einsatz erfordert in Deutschland oft eine genaue Prüfung und Anpassungen in der Datenschutzerklärung (Stichwort: Datenübermittlung in die USA).
❌ Neue Features oft Beta Die spannenden neuen Funktionen (Chatbots etc.) sind oft noch im Beta-Stadium und nicht immer ganz ausgereift.
Als starker Konkurrent zu Zapier hat sich Make etabliert, ein Tool, das vielen vielleicht noch unter seinem früheren Namen Integromat ein Begriff ist. Make verfolgt einen sehr visuellen Ansatz zur Automatisierung von Workflows. Die einzelnen Automatisierungen heißen hier "Szenarien". Das Unternehmen hinter Make kommt aus Tschechien (und damit aus der EU, was datenschutzrechtlich oft ein Vorteil ist), und konzentriert sich mit Make stark darauf, die Erstellung komplexer Workflows mit Verzweigungen und Fehlerbehandlungen so intuitiv und robust wie möglich zu gestalten.
Was Make meiner Meinung nach besonders auszeichnet, ist der klare Fokus auf die Kernkompetenz, die perfekte Workflow-Automatisierung. Während andere versuchen, ein Schweizer Taschenmesser mit vielen Zusatzfunktionen zu sein, konzentriert sich Make darauf, dir extrem ausgefeilte und flexible Möglichkeiten an die Hand zu geben, um selbst knifflige Abläufe sauber abzubilden. Das zeigt sich zum Beispiel im umfangreichen Fehler-Handling. Du hast hier wirklich detaillierte Optionen, um festzulegen, was passieren soll, wenn mal etwas schiefgeht, sei es ein Wiederholungsversuch oder das Einschlagen eines alternativen Pfades im Szenario. Das sorgt für Kontrolle und Robustheit in deinem Workflowablauf.
Dazu kommen viele praktische Bordmittel. Make bringt von Haus aus eine beeindruckende Sammlung an Werkzeugen mit, um Daten direkt im Workflow zu bearbeiten und zu transformieren. Egal ob du Texte manipulieren, mit Zahlen rechnen oder komplexe Listen verarbeiten musst, oft geht das direkt mit den eingebauten Modulen, ganz ohne dass du eigenen Code schreiben müsstest. Und wenn du doch mal tiefer einsteigen willst oder die Konzepte hinter APIs besser verstehen möchtest, punktet Make mit seiner umfangreichen und kostenlosen Academy. Dort findest du tolle Lernressourcen, die weit über die reine Softwarebedienung hinausgehen und dir helfen, das ganze Ökosystem der Automatisierung besser zu durchdringen.
Die Benutzeroberfläche von Make bei der Erstellung eines Workflow
Make bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan. Die Bezahlpläne basieren auf der Anzahl der "Operations" (ähnlich wie Tasks bei Zapier) pro Monat. Make gilt oft als kostengünstiger als Zapier, insbesondere bei höherem Volumen. Hier findest du die aktuellen Preise von Make (Link bitte ggf. aktualisieren).
Die Preisliste von Make (Stand April 2025)
✅ Gute Balance Kombiniert mächtige Funktionen mit einer relativ benutzerfreundlichen, visuellen Oberfläche.
✅ Skaliert preislich besser Bei vielen Operationen oft günstiger als Zapier.
✅ Feingranulare Kontrolle Ermöglicht detaillierte Steuerung der Datenflüsse und gute Fehlerbehandlung.
✅ Starke Community & Doku Gute Dokumentation und eine aktive Community helfen bei Fragen.
✅ EU-Unternehmen Datenschutzrechtlich oft einfacher zu handhaben für deutsche Unternehmen.
❌ Reiner Fokus auf Workflows Bietet (aktuell) keine integrierten Tools zum Bau von Benutzeroberflächen oder Chatbots wie Zapier.
❌ Lernkurve für Fortgeschrittenes Um das volle Potenzial (komplexe Datenstrukturen, API-Calls) auszuschöpfen, sind Grundkenntnisse von IT-Konzepten hilfreich.
❌ Organisation bei komplexen Workflows Bei sehr vielen Modulen können die visuellen Möglichkeiten zur Organisation des Szenario an ihre Grenzen stoßen.
Zuletzt werfen wir einen Blick auf n8n (eigentlich "nodemation" ausgesprochen). Dieses Tool ist der vielleicht technischste, aber gleichzeitig auch flexibelste Kandidat in unserer Runde und hat sich schnell zum Trendsetter entwickelt. Was n8n besonders macht? Es ist Open Source und stammt aus Deutschland. Das bedeutet nicht nur Vorteile in Sachen DSGVO, sondern vor allem die Möglichkeit, n8n komplett auf deinen eigenen Servern zu betreiben (Self-Hosting). n8n richtet sich eher an technisch versierte Nutzer und Entwickler, die maximale Freiheit und Anpassbarkeit suchen.
Eine der herausragendsten ist die Möglichkeit des Self-Hostings. Das bedeutet, du kannst n8n auf deiner eigenen Infrastruktur (egal ob Cloud oder On-Premise) betreiben, was dir die volle Kontrolle über deine Daten gibt. Gleichzeitig kann das potenziell die Kosten erheblich senken, da du primär für den Betrieb deiner Server zahlst.
Eng damit verbunden ist der Open-Source-Charakter von n8n. Der offene Quellcode schafft nicht nur Transparenz, sondern ermöglicht auch eine hohe Anpassbarkeit und fördert eine aktive Community, die eigene Erweiterungen und Integrationen (die sogenannten "Nodes") beisteuern kann. Diese Offenheit macht n8n besonders entwicklerfreundlich. Wenn du programmieren kannst (zum Beispiel in JavaScript oder Python), findest du hier exzellente Werkzeuge, um eigene Logiken zu implementieren oder bestehende Nodes zu erweitern.
Auch bei der Bewältigung von Komplexität zeigt n8n seine Muskeln. Es bietet sehr gute Möglichkeiten, selbst stark verschachtelte und umfangreiche Workflows übersichtlich zu gestalten. Du kannst beispielsweise Nodes gruppieren oder umfangreich labeln und so auch komplexe Abläufe verständlich strukturieren. Besonders spannend für zukunftsorientierte Anwendungen sind die speziellen KI-Agenten-Bausteine. n8n liefert vorgefertigte Elemente, die dir helfen, anspruchsvolle KI-Agenten, beispielsweise nach dem Muster von LangChain, gezielt aufzubauen. Ein klares Plus, wenn du tief in die Welt der KI-Automatisierung eintauchen willst.
Die Benutzeroberfläche von n8n bei der Erstellung eines Workflow mit KI-Agenten
Wie im vorigen Absatz bereits erwähnt, kannst du n8n im Gegensatz zu Zapier und Make auf deiner eigenen On-Premise oder Cloud-Hardware kostenlos betreiben. Das erfordert dann aber entsprechende technische Kenntnisse und verursacht manuellen Wartungs- und Pflegeaufwand. Wenn du dich gegen das Self-Hosting und für die Cloud-Variante entscheidest, punktet n8n mit einem fairen Preismodell. Hier wird hier pro ausgeführten Workflow abgerechnet, nicht pro einzelner Operation wie bei den anderen. Das kann gerade bei Workflows mit vielen Schritten deutlich günstiger sein. Auf der anderen Seite kann es mit diesen Preismodell (in der Cloud) bei sehr vielen kleinen Workflows wiederum teurer werden.
Die Preisliste von n8n (Stand April 2025)
✅ Maximale Flexibilität & Kontrolle Dank Open Source und Self-Hosting.
✅ Ideal für Entwickler Beste Werkzeuge für Coder und technisch versierte Nutzer.
✅ Top für komplexe Workflows Bietet gute Strukturierungsmöglichkeiten.
✅ Starke KI-Integration Vorgefertigte Bausteine für anspruchsvolle KI-Anwendungen.
✅ Potenziell sehr kostengünstig Insbesondere bei Self-Hosting oder vielen Schritten pro Workflow in der Cloud-Version.
✅ Deutsches Unternehmen Keine DSGVO-Kopfschmerzen wegen Datentransfer in Drittstaaten (bei Nutzung der EU-Cloud oder Self-Hosting).
❌ Höchste Lernkurve Von den drei Tools ist n8n am komplexesten und erfordert die meiste Einarbeitung.
❌ Overkill für Simples Für ganz einfache Automatisierungen (z.B. nur zwei Schritte) kann n8n unnötig kompliziert wirken.
❌ Weniger Vorlagen/Integrationen Hat (noch) nicht eine so riesige Bibliothek an fertigen Integrationen und Vorlagen wie Zapier oder Make.
Welches für dich die beste Wahl ist, hängt ganz stark von deinen persönlichen Bedürfnissen, deinem technischen Hintergrund und natürlich deinen Zielen ab. Lass mich dir meine persönliche Einschätzung als eine Art Wegweiser mitgeben.
Wenn du gerade deine ersten Automatisierungen einrichten möchtest, solltest du mit Make starten. Die Software schafft einen guten Spagat zwischen einer benutzerfreundlichen Oberfläche und mächtigen Funktionen. Wenn du also Wert darauf legst, schnell erste Erfolge zu sehen und dich nicht gleich überfordert fühlen möchtest, bist du hier gut aufgehoben. Die visuelle Darstellung der Szenarien und die hervorragenden Lernressourcen, wie die kostenlose Academy, machen den Einstieg wirklich leicht. Ein weiterer Pluspunkt für viele in Deutschland: Make ist ein EU-Unternehmen, was die Einhaltung der DSGVO oft unkomplizierter macht. Und wenn auch das Budget eine Rolle spielt, wirst du feststellen, dass Make ein sehr faires Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, das auch dann noch attraktiv bleibt, wenn deine Automatisierungen wachsen.
n8n ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn du bereits einiges an Entwicklungserfahrung mitbringst oder dich nicht vor einer etwas steileren Lernkurve scheust, um dafür ein Maximum an Flexibilität zu erhalten. Der entscheidende Punkt hier ist oft die Möglichkeit des Self-Hostings. Wenn dir volle Datenkontrolle wichtig ist und du gleichzeitig Kosten sparen willst, indem du das Tool auf deiner eigenen Infrastruktur betreibst, führt an n8n kein Weg vorbei. Das Tool ist auch dann die erste Wahl, wenn du von vornherein planst, sehr komplexe Workflows oder anspruchsvolle KI-Agenten zu entwickeln. n8n bietet dafür einfach die besten Werkzeuge und Strukturierungsmöglichkeiten. Nicht zuletzt ist es die richtige Plattform für dich, wenn du ein Fan von Open Source bist und die damit verbundene Transparenz und die aktive Community schätzt. Zusammengefasst ist n8n die Power-User-Option für alle, die wirklich tief eintauchen wollen, keine Kompromisse bei der Flexibilität machen möchten und die volle Kontrolle anstreben.
Die Wahl des passenden Werkzeugs ist dabei natürlich ein wichtiger erster Schritt. Aber egal, ob dein Herz nun für den einsteigerfreundlichen Allrounder Make schlägt, du die vielfätige Konnektivität von Zapier brauchst oder die flexible Power von n8n bevorzugst: Der allerwichtigste Schritt ist, einfach anzufangen. Nutze die kostenlosen Testversionen, die alle Anbieter haben. Bau deine ersten kleinen Automatisierungen, und sei es nur etwas Simples. Du wirst überrascht sein, wie schnell du merkst, wie viel Zeit und vielleicht auch Nerven du dir damit sparen kannst.
